Jenis-Jenis Arsip
Pengelolaan
arsip memegang peranan penting bagi jalannya suatu organisasi, yaitu sebagai
sumber informasi dan sebagai pusat ingatan organisasi, yang dapat bermanfaat
untuk bahan penelitian, pengambilan keputusan, atau penyusunan program
pengembangan dari orgsnisasi yang bersangkutan.
Bentuk arsip
bisa beragam, tidak hanya berupa lembaran dan tulisan seperti yang kerap
dianggap oleh kebanyakan orang. Namun, dalam sebagian besar kantor, arsip
memang terutama berupa surat atau dokumen berbentuk lembaran kertas bertulisan.
Kita dapat membedakan beberapa jenis arsip:
A.
Arsip Menurut Subyek atau
Isinya
Menurut subyek
atau isinya, arsip dapat dibedakan menjadi beberapa macam, yaitu
1)
Arsip Kepegawaian, Contoh ;
data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, surat pengangkatan pegawai, rekaman
presensi, dan sebagainya.
2)
Arsip Keuangan, Contoh ;
laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gaji, bukti pembelian, surat
perintah membayar.
3)
Arsip Pemasaran, Contoh ; surat
penawaran, surat pesanan, surat perjanjian penjualan, daftar pelanggan, daftar
harga, dan sebagainya.
4)
Arsip pendidikan, Contoh ;
kurikulum, satuan pelajaran, daftar hadir siswa, rapor, transkrip mahasiswa,
dan sebagainya.
B.
Arsip Menurut Bentuk dan Wujud
Fisik
Penggolongan ini lebih didasarkan pada tampilan fisik media yang
digunakan dalam merekem informasi. Menurut bentuk dan wujud fisiknya arsip
dapat dibedakan menjadi:
1)
Surat, contoh; naskah
perjanjian/kontrak, akte pendirian perusahaan, surat keputusan, notulen rapat,
berita acara, laporan, tabel, dan sebagainya.
2)
Pita rekaman
3)
Mikrofilm
4)
Disket
5)
Compact Disc (CD)
6)
Flasdisk
C.
Arsip Menurut Nilai atau
Kegunaannya
Penggolongan arsip lebih didasarkan pada nilai dan kegunaannya.
Dalam penggolongan ini ada bermacam-macam arsip, yaitu:
1)
Arsip bernilai informasi,
contoh; pengumuman, pemberitahuan, undangan, dan sebagainya.
2)
Arsip bernilai Administrasi,
contoh; ketentuan-ketentuan organisasi, surat keputusan, prosedur kerja, uraian
tugas pegawai, dan sebaginya.
3)
Arsip bernilai hukum, contoh;
akte pendirian perusahaan, akte kelahiran, akte perkawinan, surat perjanjian,
surat kuasa, putusan peradilan, dan sebagainya.
4)
Arsip bernilai ilmiah, contoh;
hasil penelitian
5)
Arsip bernilai keuangan,
contoh; kuitansi, bon penjualan, laporan keuangan, dan sebagainya.
6)
Arsip bernilai pendidikan,
contoh; karya ilmiah para ahli, kurikulum, satuan pelajaran, program
pengajaran, dan sebagainya.
7)
Arsip bernilai sejarah, contohnya: laporan
tahunan, notulen rapat, dan gambar foto dan peristiwa
D.
Arsip Menurut Kepentingannya
Penggolongan lebih berdasarkan pada sifat kepentingannya atau
urgensinya, dalam penggolongan ini ada beberapa macam arsip, yaitu;
1)
Arsip tidak berguna (non
sensial), contoh; surat undangan, memo, dan sebagainya.
2)
Arsip berguna, contoh; presensi
pegawai, surat permoohonan cuti, surat pesanan barang, dan sebagainya.
3)
Arsip penting, contoh; surat
kepentingan, daftar riwayat hidup pegawai, laporan keuangan, buku kas, daftar
gaji, dan sebagainya.
4)
Arsip vital, contoh; akte
pendirian perusahaan, buku induk pegawai, sertifikat tanah/bangunan, ijasah,
dan sebagainya.
E.
Arsip Menurut Fungsinya
Penggolongan ini lebih berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung
kegiatan organisasi. Dalam penggolongan ini ada dua jenis arsip, yaitu:
1)
Arsip Dinamis yaitu arsip yang
masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
2)
Arsip Statis yaitu arsipyang
sudah tidak dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran
sehari-hari.
F.
Arsip Menurut Tempat/Tingkat
Pengelolaannya
Penggolongan ini berdasarkan pada tempat atau tingkat pengelolaanya,
dan sekaligus yang bertanggung jawab.
Dalam
penggolongan ini arsip dapat dibedakan menjadi;
1)
Arsip pusat, arsip yang
disimpan secara sentralisasi atau berada di pusat organisasi. Berkaitan dengan
lembaga pemerintah; Arnas Pusat di Jakarta.
2)
Arsip Unit, arsip yang berada
di unit-unit dalam organisasi. Berkaitan dengan lembaga pemerintah; Arnas
Daerah di Ibukota Propinsi.
G.
Arsip Menurut Keasliannya
Penggolongan ini berdasarkan pada tingkat keaslian suatu arsip atau
dokumen. Dalam penggolongan ini arsip dapat dibedakan;
1)
Arsip Asli, yaitu dokumen yang
langsung terkena hentaka mesin ketik, cetakan printer, dengan tandatangan dan
legalisasi yang asli, yang merupakan dokumen utama.
2)
Arsip Tembusan, yaitu dokumen
kedua, ketiga dan setrusnya, yang dalam proses pembuatannya bersama dengan
dokumen asli, tetapi ditujukan pada pihak lain setelah penerima dokumen asli.
3)
Arsip Salinan, yaitu dokumen
yang proses pembuatannya tidak bersama dengan dokumen asli, tetapi memiliki
kesesuaian dengan dokumen asli.
4)
Arsip Petikan, yaitu dokumen
yang berisi bagian dari suatu dokumen asli.
H.
Arsip Menurut Kekuatan Hukum
Penggolongan ini berdasarkan pada legalitas yang dilihat dari sisi
hukum. Dari segi hukum arsip dibedakan menjadi dua macam, yaitu
1)
Arsip Otentik, adalah arsip
yang diatasnya terdapat tanda tangan asli dengan tinta (bukan foto copy atau
film) sebagai tanda keabsahan dari isi arsip bersangkutan. Arsip otentik dapat
dipergunakan sebagai bukti hukum yang sah.
2)
Arsip Tidak Otentik adalah
arsip yang diatasnya tidak terdapat tanda tangan asli dengan tinta. Arsip ini
berupa fotokopi, film, mikrofilm, hasil print komputer dan lain sebagainya.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar